議事録は、会議や会議の出席者、討論内容、決定事項などの重要な情報を文書化するための記録です。以下に、議事録の書き方の基本的な手順を示します。
目次
ヘッダー情報の記入
- 会議の日付、場所、開始時刻、出席者の名前を記入します。
- 議事録のタイトルや会議の目的など、必要に応じて追加の情報を記入します。
議題のリスト作成
- 会議中に取り扱われた議題をリストアップします。
- 議題ごとに番号を付け、明確に区別します。
議論の要点の記録
- 各議題ごとに、討論や議論の要点を記録します。
- 議論の主要な発言や提案、異議の内容などを要約的に記述します。
- 言及された具体的な事例やデータ、引用なども適宜記録します。
決定事項の明記
- 会議で行われた決定事項や合意事項を明確に記録します。
- 決定された内容、採択された提案、アクションアイテムなどを具体的に記述します。
- 決定された日付や責任者、期限なども明確に記録します。
アクションアイテムのリスト作成
- 議事録中で明示されたアクションアイテムやタスクをリストアップします。
- アクションアイテムごとに担当者、期限、進捗状況などを記録します。
重要な参考資料や発表資料の記録
- 会議で共有された重要な参考資料や発表資料の概要や要点を記録します。
- 資料のタイトル、著者、重要な情報や結論を記述します。
署名と承認
- 議事録の作成者や会議の議長などの関係者が議事録を確認し、承認の署名を行います。
- 承認日付や関係者の役職なども記録します。
まとめ
議事録は正確で一貫性のある記録を作成することが重要です。
